Journée régionale AD-Essor Franche-Comté

Le 22 mars dernier ont été réunies 45 personnes pour une réunion en Franche-Comté sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales du Doubs. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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I. Introduction : l’archivage électronique aux Archives départementales du Doubs

Le département du Doubs dispose d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) opérationnel depuis 2010 et reposant sur le logiciel Mnesys (Naoned). Il fait donc partie des premières collectivités équipées de tels outils.

Les Archives départementales ont été confrontées à plusieurs difficultés en matière de collecte. Dans le domaine de la bureautique, il est aujourd’hui très difficile de préparer des versements cohérents à partir d’un vrac de fichiers présentant des problèmes de nommage et de description, faute d’outils et de procédures. Quant aux applications métier, celles-ci ne disposent quasiment jamais de module d’export répondant au besoin des archivistes, sans même évoquer la possibilité d’un export au format SEDA. À titre d’exemple, le service n’est pas parvenu à obtenir des extractions satisfaisantes à partir des applications de gestion financière ou de gestion de la protection maternelle et infantile.

Néanmoins, des projets ont pu être menés à leur terme et des typologies être versées dans le SAE. Outre le cas sur lequel nous reviendrons des répertoires des affaires civiles, qui sont la clé d’accès au jugement et qui disposaient d’un module d’export XML, un flux SEDA a été mis en place pour l’archivage des actes transmis au contrôle de légalité. Enfin, un certain nombre de versements de fichiers bureautiques (registre des entrées des archives et publications PDF de l’INSEE notamment) ont été effectués dans le SAE, de manière à profiter des fonctionnalités de contextualisation et de pérennisation de celui-ci.

Il est à noter que, grâce à l’archivage numérique, l’image des Archives départementales a changé au sein de la collectivité. L’archiviste est désormais vu comme un véritable gestionnaire de l’information. À l’avenir, le service souhaite concentrer ses efforts sur les gisements d’archives disposant d’une forte valeur ajoutée sur les plans juridique et/ou patrimonial, c’est-à-dire les documents irremplaçables et créant des droits et obligations sur le long terme.

II. Table ronde sur l’archivage des bases de données

  • Problématique générale, par Baptiste Nichele (SIAF)

Une base de données est un ensemble organisé d’informations représentant des caractéristiques du monde réel et pouvant être interrogées et mises à jour par une communauté d’utilisateurs. Il existe plusieurs modèles de bases de données, dont le modèle relationnel qui est employé dans bon nombre d’applications.

Ces bases de données relationnelles peuvent être archivées selon plusieurs stratégies :

  • par l’export de dumps (sauvegarde technique) dont le format spécifique à un produit de gestion de base de données et à sa version ne permet pas de pérennisation sur le long terme ;

  • par l’export de fichiers à plat (CSV, XML) qui ne contiennent généralement que les données et non les métadonnées associées ;

  • par la conversion en SIARD, format auto-porteur contenant les données et les métadonnées associées (dont le modèle conceptuel).

Le format SIARD, développé par les Archives fédérales suisses, dispose de spécifications publiques et se base sur des standards connus. Le conteneur SIARD est composé d’une structure arborescente respectant un plan de nommage et contenant les données et les métadonnées issues d’une base de données. Parallèlement, les Archives fédérales suisses mettent à disposition un outil (SiardSuite) permettant d’extraire des données d’un système de gestion pour les convertir en SIARD et d’importer, dans un nouveau système, des données archivées au format SIARD.

Fort de cette analyse sur les possibilités d’archivage des bases de données, le SIAF a lancé une expérience d’utilisation du format SIARD pour le traitement des données de la matrice cadastrale numérique.

Le format d’origine de la matrice numérique est de type texte encodé en ASCII sans séparateur. Dès lors, une documentation intellectuelle associée devient indispensable pour « décoder » la signification des différents caractères, en fonction de leur position dans le fichier. Sont ainsi répertoriés champ par champ le libellé, la position, la taille, le type, éventuellement la liste des valeurs autorisées, et leur caractère obligatoire ou facultatif. Des relations existent également entre les différents fichiers composant la matrice numérique, ce qui a fait du format SIARD un excellent candidat pour l’archivage de ces données.

Le premier travail du SIAF a été de mettre à jour la documentation de la matrice cadastrale en partenariat avec le producteur des données et en prenant en compte les évolutions du format en fonction des années de production. Cette phase a été synthétisée par la modélisation technique (XML) de la structure des données à archiver, année par année et département par département. À la suite de cette étape, il a été possible de développer des programmes en mesure de contrôler la qualité des données en repérant automatiquement les écarts entre la documentation et les données elles-mêmes. Enfin, un programme de transformation des données en SIARD a été créé afin de disposer d’un fichier pérenne contenant la matrice numérique et sa documentation.

L’archivage des données issues d’une base de données, qu’il soit réalisé au format SIARD ou par un autre procédé, ne suffit pas à garantir leur potentiel d’utilisation sur le long terme, alors même que leur intelligibilité l’est. Bien que le conteneur SIARD conserve également le modèle conceptuel de la base initiale, il ne permet pas, seul, de reproduire les usages de l’application originale. Autrement dit, les usagers qui consulteraient des données archivées en SIARD auraient des difficultés à effectuer des recherches dans la matrice cadastrale numérique.

C’est pourquoi le SIAF a poussé jusqu’au bout son expérimentation en rédigeant les spécifications d’un outil de consultation (à travers le développement d’un prototype fonctionnel) et en confiant son développement à l’ADULLACT Projet. Le but de l’outil VisuMatrice est de permettre à des utilisateurs de consulter la matrice numérique en proposant divers modes de recherche automatique et divers modes de restitution des informations.

A travers l’exemple de la matrice cadastrale, c’est une solution d’archivage des bases de données relationnelles qui a été testée et qui démontre qu’il est presque toujours nécessaire de prévoir un outil de consultation des informations archivées.

Il existe enfin d’autres stratégies d’archivage de données structurées issues de bases de données comme des exports à plat ou la création de documents composés de données sélectionnées. Des expérimentations ont été et devront encore être menées dans ces directions.

  • L’archivage de la matrice cadastrale numérique dans le département du Jura, par Patricia Guyard (AD Jura)

Les Archives départementales du Jura font partie des services pilotes qui ont testé le versement de la matrice cadastrale numérique.

In fine, trois versions de la matrice cadastrale coexistent après versement et utilisation des applications de conversion en SIARD et de visualisation : les données brutes en ASCII (fichiers textes sans séparateur), les données en SIARD (format de pérennisation des bases de données relationnelles) et les données remontées dans l’application de visualisation VisuMatrice. Pour le Jura, les données brutes pèsent un peu plus d’1 Go par an. Le service d’archives a obtenu de la DSI l’accès aux fichiers SIARD, afin de comprendre la structure de ce qui constitue l’exemplaire pérenne de la matrice et de pouvoir répondre à une requête particulière d’un lecteur qui sortirait du cadre prévu dans VisuMatrice.

L’aide de la DSI a été indispensable pour réaliser les opérations de récupération des données, de conversion en SIARD et d’installation de l’application VisuMatrice. Cette dernière est désormais fonctionnelle. Elle offre un confort d’interrogation de la matrice cadastrale bien supérieur à ce qui existait pour les supports précédents (papier et microfiche). Cependant, la nécessité de comprendre les caractéristiques du cadastre persiste et l’application ne peut être mise librement à disposition en salle de lecture pour des raisons de communicabilité des données. Pour ces motifs, la médiation de l’archiviste demeure nécessaire. Le Jura a déjà fait remonter plusieurs perspectives d’amélioration pour VisuMatrice, comme la possibilité de faire des recherches sur plusieurs parcelles en une seule fois.

  • Retour d’expérience sur l’archivage des exports de l’application WinCi TGI, par Nathalie Vidal (AD Doubs)

WinCi TGI (répertoire des affaires civiles du tribunal de grande instance) est une application métier présente dans tous les TGI, et qui est capable d’effectuer des exports « à plat » sous forme de fichiers XML, selon un modèle beaucoup plus fruste que la matrice cadastrale. Un équivalent existe pour les cours d’appel.

Les Archives départementales ont versé dans leur SAE ce fichier d’export de façon manuelle, en le caractérisant par un certain nombre de métadonnées descriptives. Ces archives sont désormais accessibles via le portail Mnesys.

Néanmoins, la consultation de cet export à plat ne peut satisfaire les besoins d’un chercheur, et le service d’archives souhaite faire développer une application libre et réutilisable de visualisation sur le modèle de VisuMatrice. Celle-ci devra être générique, dans la mesure du possible, afin de ne pas avoir à redévelopper une telle application pour chaque export de base de donnée. Le Doubs est à la recherche d’un partenariat avec d’autres départements pour mutualiser le financement de ce développement.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des actualités et des annonces faites par le SIAF. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement les Archives départementales du Doubs pour leur accueil chaleureux.


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