Journée régionale AD-ESSOR Centre-Val de Loire

Le dix-neuf novembre dernier ont été réunies 70 personnes pour une réunion en région Centre-Val de Loire sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le département d’Indre-et-Loire. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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I. Dématérialisation et archivage électronique au département d’Indre-et-Loire

La journée a été introduite par le département d‘Indre-et-Loire, pour présenter ses actions dans le domaine de l’archivage électronique en lien avec la dématérialisation des processus administratifs.

Au sein de la collectivité, un partenariat s’est noué très tôt entre la Direction des Systèmes d’Information (DSI), qui pilote les chantiers de dématérialisation, et les Archives départementales (AD). La dématérialisation a été envisagée de façon globale, ce qui n’a pas empêché les acteurs d’identifier certains flux pilotes pouvant s’insérer facilement dans une chaîne d’outils. Les délibérations font partie des premières typologies considérées. Ainsi, un logiciel dédié a été acquis et un tiers de télétransmission (TdT) a été mis en place, ainsi qu’un parapheur électronique, un système de Gestion Électronique des Documents (GED) issu du monde des MDPH (Maisons Départementales des Personnes Handicapées) et une brique d’archivage électronique (Asalae de l’ADULLACT). La mise en place de la GED a permis de mieux structurer les documents grâce à la création d’un plan de classement également implémenté dans les logiciels métiers. L’idée est donc de disposer, en amont, de logiciels métiers capables de générer l’information, puis de qualifier et d’organiser celle-ci dans une GED transverse à même d’assurer une fonction d’archivage intermédiaire, avant de verser les documents qui doivent l’être dans la brique d’archivage définitif. En fonction de la Durée d’Utilité Administrative (DUA), du sort final et de la sensibilité des documents, leur archivage intermédiaire pourra avoir lieu dans le logiciel métier ou dans la GED. À terme, l’objectif n’est pas d’archiver ACTES, c’est-à-dire le flux d’envoi au contrôle de légalité, qui ne fait intervenir que des copies d’actes sans grande valeur informationnelle par rapport aux délibérations originelles, mais d’archiver le registre des délibérations tel qu’il est retourné par le service des assemblées : il a donc été nécessaire de recréer artificiellement ce registre qui n’existait plus. Aujourd’hui, le département est capable de récupérer manuellement l’ensemble des délibérations saisies dans le logiciel métier et de créer ce registre. Il manque encore néanmoins le connecteur entre le logiciel métier et la GED, mais aussi le connecteur entre la GED et Asalae pour les versements dans le Système d’Archivage Électronique (SAE) définitif. On dispose donc de toutes les briques, mais, faute de connecteurs, les processus ne peuvent encore être totalement automatisés.

En parallèle, un projet de dématérialisation des aides sociales a été conduit, en particulier avec la MDPH, et les AD ont également été associées pour y inclure un volet archivage électronique. Dans ce domaine, le logiciel métier permet de gérer, pour chaque bénéficiaire, un dossier virtuel composé de données. La GED doit permettre, ici, de créer une rencontre entre ces données et les pièces scannées par les agents, de façon à créer un dossier complet et unique. Là aussi, les AD ont participé à la création du plan de classement dans la GED. On a créé des dossiers et sous-dossiers avec un cycle de vie et des métadonnées associées (communicabilité, DUA, nom, version…). En théorie, au terme de leur DUA, ces dossiers doivent faire l’objet d’un échantillonnage pour versement dans le SAE définitif. Mais les nouvelles possibilités offertes par le numérique pourraient inciter le département à privilégier le versement des données globales issues du logiciel d’aides sociales.

D’autres chantiers sont à citer, notamment en ce qui concerne la chaîne comptable ou la gestion du courrier. Comme toujours, chaque chantier implique la mise en place d’une gouvernance, avec un comité par projet associant la DSI, les AD, les services métiers et le service juridique. Afin de gagner en efficacité il s’agit désormais de faire converger tous ces chantiers liés à une typologie particulière pour revenir à un pilotage global de la dématérialisation sous l’égide de la DSI. Plus largement, chaque acteur en région Centre est convaincu que la mise en place d’un dispositif mutualisé est nécessaire pour espérer une véritable prise en compte de l’archivage électronique par toutes les administrations publiques. Si le contexte semble favorable, tant au niveau local que national, il reste encore à faire émerger un porteur capable de piloter un tel dispositif.

II. Des fiches pratiques sur l’archivage électronique réalisées par un groupe de travail interdépartemental

Après un tour de salle de l’ensemble des participants, les Archives départementales du Loiret ont ensuite présenté les fiches pratiques à destination des producteurs sur l’archivage électronique réalisées par un groupe de travail interdépartemental. Les thèmes choisis sont les suivants : le traitement des vracs bureautiques, l’identification et le classement des documents électroniques, la gestion des courriels, les critères d’autorisation de destruction anticipée d’un original papier après numérisation et la conservation des données dans le temps. Chaque département a choisi l’un de ces thèmes et a réalisé une fiche qui pourra être réutilisée par d’autres collectivités, sans venir concurrencer des travaux similaires qu’elles auraient pu mener.

L’objectif était de fournir des outils simples à comprendre et à mettre en œuvre, en faisant notamment des analogies avec les processus papiers et de rappeler le rôle du service d’archives. Il a été nécessaire au préalable de mettre au point une terminologie commune et de faire un effort de synthèse conséquent. Au final, cette démarche mutualisée entre des services d’archives départementales a permis de mettre rapidement à profit les compétences de chacun sur le sujet. Ces fiches sont en instance de validation. Après diffusion, des retours pourront être faits aux Archives départementales qui accordent une grande importance à leur évolutivité.

III. Gestion de l’information et archivage électronique au sein de l’agence de l’eau Loire-Bretagne

Enfin, l’agence de l’eau Loire-Bretagne a évoqué sa démarche de gestion du cycle de vie de l’information numérique, en lien avec le travail déjà effectué pour le papier. Cet établissement public a lancé un projet de gestion de l’information et d’archivage électronique reposant sur deux volets, une GED transverse et un appel d’offres pour un SAE intermédiaire mutualisé à l’échelle de toutes les agences de l’eau. Ce projet est l’aboutissement d’un travail de sensibilisation mené depuis plusieurs années sur la question. L’agence de l’eau a connu, comme partout, une explosion de sa production numérique. On estime que la volumétrie totale hébergée va doubler entre 2015 et 2019, passant de 10 à 20 To. Jusqu’à récemment, cette production était stockée en vrac sans véritable politique d’archivage. La question de la volumétrie a été un déclencheur. Elle a permis au service d’archives de faire valoir son expertise en gestion de l’information, et donc sa plus-value pour le désengorgement des serveurs.

La GED devra servir à caractériser et à organiser l’information par des métadonnées archivistiques. Elle pourra assurer un archivage courant, voire un archivage intermédiaire pour les documents dont le besoin de pérennisation et dont la dimension engageante sont faibles. Les documents sensibles ou dont la DUA est longue seront versés dans le SAE intermédiaire à l’expiration de la DUC, à la suite d’une alerte remontée par la GED. L’archivage définitif aura lieu aux Archives départementales du Loiret. La GED disposera de dossiers virtuels avec un plan de classement établi. Des groupes de travail ont été montés pour accompagner le déploiement de cet outil, rassemblant plusieurs acteurs (archivistes, informaticiens, juristes, qualiticiens…). Un groupe va se concentrer sur le développement de bonnes pratiques pour les fichiers bureautiques (nommage des fichiers), un autre va figer des plans de classement pour la GED et modéliser un jeu de métadonnées en partant du format Dublin Core. Le projet de SAE, quant à lui, est piloté par l’agence Loire-Bretagne pour toutes les agences de l’eau. Il s’appuie sur un recensement des besoins préalablement effectué. Les flux pilotes seront les dossiers des redevances et les marchés publics. Toutes les Archives départementales concernées ont été associées, avec le soutien du SIAF. Le SAE sera externalisé, avec un prestataire commun pour toutes les agences.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des annonces du SIAF et des actualités à propos de l’archivage électronique. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le département d’Indre-et-Loire pour son accueil chaleureux.


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