Journée régionale AD-ESSOR Limousin

Le premier octobre dernier ont été réunies 25 personnes pour une réunion en région Limousin sur l’archivage électronique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et le département de la Creuse. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

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La journée a été introduite par le département de la Creuse, pour présenter le projet qu’il porte d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour un Système d’Archivage Électronique (SAE), qui doit aussi permettre de définir les contours d’une plate-forme mutualisée régionale.

Au sein de la collectivité, le SAE est envisagé comme un composant transverse d’une organisation générale du système d’information. La première cible réside dans les flux structurés comme la chaîne comptable (PESV2), mais les versements non structurés, comme le documents bureautiques, sont également dans le périmètre. Considérant les investissements à réaliser et la nécessité d’acquérir une expertise nouvelle, la mutualisation au niveau régional a vite été évoquée afin de mettre en commun les compétences et les ressources. Destiné à répondre aux besoins du département de la Creuse dans un premier temps, puis à être étendu aux autres services d’archives départementales, le SAE pourrait, à terme, être ouvert aux autres collectivités de leur ressort. Une convention a été réalisée entre les départements de la Creuse et de la Corrèze pour mieux définir les rôles et responsabilités de chacun. Pour plusieurs raisons principalement conjoncturelles, le département de la Haute-Vienne est pour le moment désengagé du projet. Cette AMOA, qui doit donner ses résultats pour janvier prochain, a été divisée en sept phases, qui sont, à grands traits, les suivantes : état de l’art de l’archivage électronique en France en tenant compte d’expériences similaires dans d’autres régions comme les Pays-de-la-Loire, périmètre du SAE départemental, infrastructures, politique d’archivage, articulation entre le SAE et les applications tierces, modalités de mutualisation avec les départements voisins, scénarios de mutualisation avec ceux-ci. En fonction des résultats de l’étude, plusieurs perspectives sont envisageables. La première action consiste à mettre en place un comité de pilotage associant les archivistes et les informaticiens. Après avoir lancé une phase de test puis mis en production une plate-forme dans la Creuse, le volet mutualisation sera précisé et mis en œuvre en lien avec les différents partenaires.

Après un tour de salle de l’ensemble des participants, un état des lieux de l’archivage électronique dans les collectivités a été effectué, avec un retour concret d’expérience de la ville de Limoges, qui fait partie des collectivités les plus avancées en la matière dans la région. En 2005 déjà, la ville avait été sensibilisée à la question de la valeur probante des documents avec un projet de gestion électronique des délibérations et des marchés publics. En 2013, le service des archives contemporaines des Archives municipales est restructuré, avec une impulsion nouvelle donnée à un projet de SAE. Des formations sont organisées pour les agents et une sensibilisation est effectuée avec la direction informatique auprès des producteurs, tandis qu’une véritable gouvernance est établie pour la réalisation du système d’archivage électronique, qui doit permettre de gérer le cycle de vie des données et de les conserver de manière pérenne, en utilisant des formats de métadonnées standardisés, et notamment le SEDA. En 2014, des expérimentations sont menées avec une instance du logiciel Asalae de l’ADULLACT. Il s’agissait de tester les capacités de l’outil, de préciser les besoins, de se former à la pratique de l’archivage électronique, de définir une méthodologie de versement et d’étudier le déploiement du futur SAE, avec le développement de connecteurs avec les applications métiers. Asalae a finalement été installé dans la collectivité. La réalisation des profils SEDA à partir des modèles disponibles sur le site du SIAF a été identifiée comme un point critique, de même que la modélisation des flux qui devront entrer dans le SAE. L’idée est, dorénavant, de mettre en place une GED transverse qui, associée à un parapheur électronique, pourra verser des archives dans le SAE. Une première maquette a été réalisée avec les flux comptables et les délibérations. La mise en production pour l’archivage des premiers devrait avoir lieu en 2016. La rédaction d’une politique d’archivage permettra de mieux préciser les modalités de pérennisation de l’information au sein du SAE.

Ayant continué par une série de réactions et de débats, la journée s’est achevée sur des annonces du SIAF et des actualités à propos de l’archivage électronique. Les Archives de France tiennent à remercier l’ensemble des participants et tout particulièrement le département de la Creuse pour son accueil chaleureux.


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