Le projet SAEM (Système d’Archivage Électronique Mutualisé) et la réalisation d’un référentiel de métadonnées

Nous vous proposons de découvrir à l’adresse http://saem.e-bordeaux.org/ le blog du projet SAEM.

Le projet SAEM

L’acronyme SAEM (Système d’Archivage Electronique Mutualisé) désigne un projet qui réunit depuis quatre ans trois collectivités : le Département de la Gironde, Bordeaux Métropole (ex communauté urbaine de Bordeaux) et la Ville de Bordeaux. Ce partenariat, soutenu par le SIAF au titre de subventions AD-ESSOR en 2014 et 2015, a pour objectif de construire une plateforme d’archivage numérique pérenne et à valeur probante en optimisant les ressources et en mutualisant les coûts d’investissement des partenaires.

Les pré-requis partagés par les trois collectivités sont d’utiliser des solutions libres, de mettre à disposition les développements réalisés et d’ouvrir à terme à d’autres utilisateurs une offre d’archivage électronique de confiance.

Après une phase de prototypage et d’études ayant permis également une montée en compétence des acteurs, le projet est entré dans sa phase de développements complémentaires, préalable à la mise en production d’une application opérationnelle prévue en 2016.

A cette occasion, les partenaires et notamment les membres du comité de projet (archivistes, informaticiens, experts juridiques ou sécurité) ont souhaité partager largement les résultats élaborés en collaboration et informer les communautés intéressées par ce domaine des avancées en cours. Le blog est conçu comme un espace de partage professionnel. Il propose des actualités et met à disposition les productions ainsi que la documentation du projet en cours. Le comité de projet SAEM souhaite ainsi favoriser les échanges et la collaboration dans le domaine de l’archivage électronique, à la croisée de plusieurs métiers.

La réalisation d’un référentiel de gestion et de structuration des métadonnées des documents électroniques

Après plusieurs mois d’expérimentation des outils assemblés lors de la phase de prototypage, l’équipe projet SAEM est arrivée au constat que le temps passé à paramétrer les données concernant les acteurs, les flux et les vocabulaires d’indexation hypothéquait la perspective d’archiver les nombreux flux disparates d’archives contemporaines produits par les acteurs publics.

Pour tenter d’y remédier, il a été décidé de réunir au sein d’une application orientée données un ensemble d’entités liées provenant des métiers. Cette application appelée « référentiel » est développée par la société Logilab, suivant la méthode Agile et sur Cubicweb, une plate-forme de développement orientée WEB sémantique.

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Le but de ces spécifications est de définir un modèle de données permettant ensuite de remplacer l’outil de production des profils SEDA AGAPE pour générer des profils SEDA au format XML qui permettront par la suite d’alimenter la GED SAS et la solution Asalae de l’ADULLACT.
Un profil SEDA définit un ensemble de caractéristiques pour un flux documentaire en vue d’en systématiser la constitution et d’en contrôler le versement. Conceptuellement, c’est le pendant numérique du tableau de gestion.

Si l’on se place du point de vue ontologique, un flux documentaire représente un paquet d’information. La structuration de ces paquets est définie dans le modèle conceptuel OAIS qui en distingue au moins 3 :

  •  paquet d’information à verser (SIP) : constitué par les services producteurs ou versants à partir de leurs archives courantes
  •  paquet d’information à archiver (AIP) : constitué par le service d’archives suite à la signature d’un bordereau de versement et maintenu à jour pour garantir l’intégrité mais également l’intelligibilité des données prises en charge
  •  paquet d’information à communiquer (DIP) : constitué par le service d’archives suite à une demande de communication d’un tiers.

Pour créer un profil SEDA on choisit donc de modéliser des objets de type SIP qui auraient auparavant été définis à partir des différents types d’informations disponibles. Cette structuration de l’information est importante car elle permet de gérer des niveaux de confidentialité différents suivant les typologies et de réutiliser des entités définies. On peut par exemple imaginer de définir une entité d’information de représentation (RI) qui serait utilisée pour caractériser la structuration d’un fichier XML en mentionnant le schéma qui caractérise ce format de données et d’y faire référence pour chaque contenu de données qui utilise ce format sans avoir à le redéfinir ni même éventuellement à l’attacher pour chaque objet versé.

La « rédaction » d’une instance d’objet de type SIP consisterait ensuite à rattacher des entités à l’objet (de type agent, document, attachement et vocabulaire principalement) et à préciser la cardinalité attendue pour chacun.
Cette modélisation répond à la feuille de route définie par les Archives de France pour constituer un schéma SEDA qui définit l’ensemble des référentiels à utiliser pour les échanges d’archives dans le secteur public afin de :

  • repenser les choix de référentiels en fonction de l’état du marché des normes, des standards et des outils disponibles.
  • définir les principes et mécanismes du SEDA qui permettront d’assurer une compatibilité ascendante.
  • s’assurer de l’exploitabilité de la solution proposée afin que l’automatisation des traitements puisse se faire sans part interprétative.

Pour en savoir plus sur les développements en cours, vous pouvez lire un article détaillé ici : http://saem.e-bordeaux.org/projet-module-referentiel.


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