Stockage des données électroniques, SAE et système d’information des archives

Dans le cadre du projet AD-ESSOR d’accompagnement des collectivités territoriales pour le développement de l’archivage électronique, Céline Sename, chargée des archives électroniques aux Archives municipales de Villeneuve-d’Ascq, et Martine Dellettre, RSSI et CIL au sein de la DSI, rappellent l’importance de la sécurité informatique comme premier pas vers l’archivage électronique et évoque la question de l’articulation d’un système d’archivage électronique (SAE) avec un système d’information archivistique (dans ce cas, Avenio).

Les travaux en cours sur l’archivage électronique avec l’aboutissement de quelques opérations de collecte impliquent aussi une réflexion main dans la main avec la direction des Systèmes d’information (DSI) sur le stockage. Les contraintes techniques très normées pour les archives électroniques s’intègrent aux réflexions sur celles du système d’information (SI) global de la collectivité.

Une structure qui découle d’un consensus Archives / DSI

Quatre points cruciaux ont rapidement fait consensus :

  1. Périmètre : les archives électroniques font partie du SI de la collectivité, il s’agit de données comme les autres qui bénéficient donc du même socle commun de sécurisation. À ce socle commun se greffe un niveau d’exigence supérieur, adapté à la conservation des archives. Les volumes dédiés aux archives électroniques contiennent également les fonds d’archives numérisés.
  2. Sauvegarde : les archives électroniques constituent par nature des données statiques, les seules mises à jour réalisées étant celles liées aux métadonnées et aux migrations de format. Au quotidien, ce sont des données stables et figées, donc rassurantes pour les gestionnaires de serveurs, car elles ne nécessitent pas de sauvegardes heure par heure ou plusieurs fois par jour. Une sauvegarde quotidienne des données est donc jugée suffisante.
  3. Disponibilité : en cas de problème, de panne du système, est-ce que les archives électroniques doivent être re-mobilisables dans l’instant ? Un délai est-il tolérable ? Et quel est-il ? En l’état actuel de la collecte et des besoins en matière de consultation des données (intranet ou internet), un stockage sur plusieurs sites est prévu, avec des sauvegardes sur chaque site. Si un site tombe, un délai de remise en service est toléré, de l’ordre de 24h maximum.
  4. Pérennité, LE point névralgique : création d’un nouveau site de stockage pour dupliquer les archives électroniques.

Description de l’infrastructure de stockage

  • Architecture et espaces de stockage : les serveurs sont intégrés dans une infrastructure de virtualisation (VMware, ESX, vSphere). Le stockage se fait sur une baie de disques de type SAN et les disques sont en Raid 5.
  • Sécurité physique des locaux : accès restreint aux locaux abritant l’infrastructure du réseau (dont les serveurs). Sur le site principal : local doté d’un système de verrouillage électronique, climatisation et protection contre l’incendie, onduleur.
  • Sauvegardes : la solution de sauvegarde/restauration est Time Navigator (TiNa). Les sauvegardes sont au minimum quotidiennes. Elles sont de type Disk to Disk to Tape (baie SAN + robot et bibliothèque de bandes).
  • Protection du réseau, éléments principaux : compartimentation du réseau (DMZ, VLAN), firewall qui filtre les accès de l’intérieur vers l’extérieur et inversement, dispositif de filtrages des requêtes en entrée et sortie, antivirus.
  • Sécurisation des accès, traçabilité : annuaire LDAP de type Active directory, connexion sur authentification (politique de mot de passe fort et sécurisation des postes de travail), gestion raisonnée des habilitations aux ressources matérielles et logicielles, journalisation et surveillance des opérations de maintenance des logiciels et équipements, y compris dans les opérations réalisées à distance.
  • Dimension : étant donné le volume global du SI et sur la base d’un accroissement annuel actuel d’1 à 2 Go, on estime que la capacité de stockage nécessaire est légèrement supérieure à 1 To.

La composition de cette infrastructure ainsi que toutes les mesures de sécurité mises en œuvre s’appuient sur les recommandations de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).

Articulation avec Avenio

Avenio a été déployé en 1999 à Villeneuve-d’Ascq. L’application répond aux attentes du service pour la gestion du papier notamment grâce à ses modules spécifiques pour la description des délibérations, des autorisations d’urbanisme et des documents figurés.
La solution adoptée pour l’archivage électronique consiste donc à acquérir un SAE qui assure la gestion des entrées, la planification de la pérennisation et la gestion des données électroniques collectées. Un interfaçage avec Avenio doit être mis en œuvre dont la faisabilité est garantie par les deux éditeurs impliqués.

Le maintien d’Avenio implique le renforcement de son rôle d’interface unique pour la recherche et pour l’accès en ligne aux archives (AvenioWeb). On s’épargne ainsi les inconvénients d’une éventuelle reprise de données avec risque de pertes d’information (tant par rapport aux modules spécifiques d’Avenio qu’aux données d’indexation très fournies dans notre service).

La conception de cette infrastructure a permis de renforcer l’équipe projet autour du SAE et a été l’occasion d’identifier et de définir plus finement les rôles et responsabilités de chacun. C’est l’ensemble du SI des Archives qui a été soumis à réflexion, de même que la place de celui-ci dans le SI de la collectivité.

À ce jour le déploiement des baies de stockage a commencé. Le SAE sera choisi avant la fin de cette année.

Céline Sename, chargée des archives électroniques aux Archives municipales de Villeneuve-d’Ascq

Martine Dellettre, RSSI et CIL au sein de la DSI de la ville de Villeneuve-d’Ascq


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